Het voorzien in een sportlesgever voor je sportkamp of een vervanger voor je wekelijkse cursus, het lijkt makkelijk. Maar de praktijk leert dat er vaak meer dan gewoon een telefoontje nodig is voor alles in orde komt. Theo was vroeger zelf actief bij een stedelijke sportdienst en gaat nu voor Sportwerk op zoek naar de gepaste lesgever voor zijn klanten. Hij stelt zelf vast dat het allemaal zo evident niet is… En daarom geeft hij 5 tips om meer uit je aanvragen te halen.
“Had ik geweten wat het allemaal inhoudt om de juiste man of vrouw op de juiste plek te krijgen, dan was ik misschien zelf wat omzichtiger met de aanvraag omgesprongen.
Nu wist ik niet beter…”
Theo was zelf lange tijd actief als sportpromotor. Een van zijn taken bestond erin ervoor te zorgen dat op elke activiteit een sportlesgever met de juiste expertise voor de groep stond.
Makkelijk als het goed loopt, wroeten en vloeken als je geconfronteerd wordt met plotse afwezigheden die snel ingevuld moeten raken.
“Dan is het alle hens aan dek. Dan vul je snel snel een aanvraag in bij Sportwerk en hoop je dat het dan wel in orde komt.”
Alleen is Theo nu een van de mensen die aan de andere kant zitten, bij de poule van Sportwerkers die elke dag het beste van zichzelf geven om altijd tot de best mogelijke oplossing te komen voor hun klanten.
“Eerlijk? Ik heb het wat onderschat welke stappen allemaal doorlopen moeten worden.
Met mensen voor mensen
Eerst checken we de binnengekomen aanvraag. Zo bekijken we bijvoorbeeld waar de activiteit plaatsvindt en hoeveel mensen in die regio in onze poule zitten zo kunnen we efficiënte werkomstandigheden voor onze sportlesgevers voorzien. Dan gieten we de aanvraag in een concreet prijsvoorstel. Het is pas als de klant de offerte goedkeurt, dat onze zoektocht echt kan beginnen. Daarbij houden we rekening met een aantal factoren: welk diploma heeft de sportlesgever, komt hij uit de buurt, is hij beschikbaar?
Soms loopt dat vlot, soms is die zoektocht minder evident. Want sportlesgevers zijn ook mensen met eigen zorgen of een eigen gezin. Zo weten we dat we een lesgever met 2 kids beter niet bellen op het moment dat hij zijn kroost in bed stopt. Dan heeft hij andere dingen aan zijn hoofd. Of dat een lesgever liever twee of drie uur aansluitend les geeft dan voor één uurtje een verre verplaatsing te maken. Eens we de juiste lesgever gevonden hebben, leggen we alles vast in een contract, zorgen we voor de Dimona-aangifte en bezorgen we alle praktische info voor de lesgever… Een gans gedoe dus, maar we doen het graag, want we houden ervan om mensen te helpen.”
“Meer nog, in de toekomst willen we nog meer de baan op gaan om onze klanten (zowel clubs en gemeenten als de sportlesgevers zelf) nog beter te leren kennen. Want we zijn ervan overtuigd dat dit de samenwerking alleen maar vlotter kan doen lopen. Zo krijgen wij een beter inzicht in de werking van een vereniging en kunnen klanten ook beter leren hoe het er bij ons aan toe gaat. Met een droge mail lukt zo’n kennismaking niet.”
“Jammer genoeg hebben we op dit ogenblik niet altijd de tijd om de baan op te gaan. Vaak gaat er bij het vinden van de juiste sportlesgever veel tijd verloren door onvolledige aanvragen, doordat we nog te veel bijkomende telefoontjes moeten plegen om een volledig zicht te krijgen op de vraag. Dat is absoluut geen verwijt, ik heb me zelf vaak schuldig gemaakt aan snel werk. Alleen bestaan er ook andere manieren om ons werk vlotter te maken.
Voel je zelf dat het een complexe vraag is, geef ons gewoon een belletje, dan overlopen we samen je aanvraag. Mensen spreken mensen, weet je wel.
Of begin tijdig aan je planning. Zo zien we bijvoorbeeld dat heel veel aanvragen voor sportdagen maar last minute binnenkomen terwijl dat vaak dagen zijn die opgenomen zijn in een jaarplanning. Hoe vroeger wij het weten, hoe sneller en makkelijker wij op zoek kunnen gaan naar wie beschikbaar is. Zo komt de stad Aalst in januari bijvoorbeeld al langs met haar planning voor de zomer. Zalig werken is dat.
Of er zijn ook organisaties die de boel omkeren en ons vragen in welke periodes er meest lesgevers beschikbaar zijn om dan in functie daarvan de datum van hun sportkamp te bepalen. Zo vraagt nu bijna iedereen een kamp aan begin juli of eind augustus, terwijl in de weken daartussen altijd lesgevers beschikbaar zijn…”
“Ach, wij willen hier echt niet het vingertje in de lucht steken en prekerig zeggen hoe anderen het moeten doen. Zo zijn we niet, we zijn gewoon een jonge équipe die met veel enthousiasme oplossingen zoekt voor anderen. Maar als die oplossingen makkelijker te vinden zijn door goed met elkaar te communiceren en te plannen, waarom zouden we het dan laten?”
De 5 tips van het expertenteam lesgevers:
1. Vraag je sportlesgevers op tijd aan. Uiteraard duiken er altijd last minute-problemen op, maar wat je al lang weet, plan je beter tijdig.
2. Vul je aanvraag zo volledig mogelijk in, het bespaart ons en jou een paar mailtjes en telefoontjes.
3. Bundel en cluster zoveel mogelijk lesuren en spreek eventueel ook met andere clubs en sportdiensten af zodat je tot een aantrekkelijke opdracht komt voor een lesgever.
4. Verplaats je ook eens in het hoofd van een sportlesgever en ontdek hoe het ook voor hem of haar optimaal werken is.
5. Twijfel je? Bel ons!